Consejos para Potenciar tu Negocio
La Consolidación del Proceso de Mejoramiento Continuo.
Revisión de las Acciones del Proceso de Mejoramiento Continuo
Los proyectos de mejora se plantean como “instrumentos” para mejorar la competitividad de nuestra empresa y no como algo que se debe hacer por hacer. Un proyecto de mejora puede realizarse de tal manera que termine con los problemas que se pretende eliminar o qué sirva para aprovechar ciertas oportunidades, pero ¿de qué serviría terminar con determinados problemas o aprovechar ciertas oportunidades si no se logra mejorar la posición competitiva de la empresa?
Un proyecto de mejora no es importante por sí mismo, sino en la medida en qué ayuda a mejorar la competitividad de la empresa. Si un proyecto de mejora, por más interesante y bien hecho que este, no contribuye a conseguir ese propósito, no tiene ningún sentido e, incluso, puede convertirse en un obstáculo, pues desvía la atención las cosas realmente importantes.
Los elementos de Verificación y Ajuste cobran un nuevo sentido. Anteriormente abordamos la verificación y el ajuste como elementos importantes para revisar y corregir los proyectos particulares de mejora. Ahora los abordaremos desde una perspectiva más amplia. Ya no para ver si un proyecto de mejora en particular está funcionando correctamente, sino para saber si el Proceso de Mejoramiento Continuo en conjunto está produciendo los resultados esperados, de manera que se puedan reforzar los aciertos y corregir los errores. Con la información resultante, estaremos en condiciones de tomar las decisiones de reforzar los aspectos positivos y de enmendar las aspectos negativos.
Es posible que pueda haber errores en la planificación y en la ejecución del PMC, no únicamente del proyecto de mejora, por lo que es muy importante incluir como parte integral de la metodología, un elemento que nos permita saber por una parte, si las cosas se están llevando a cabo como fueron planeadas y, por otra parte, si están produciendo los resultados esperados. Este elemento es la Verificación.
La idea no es la de repetir lo mismo, con otros términos, sino la de hacer una verificación de otro nivel, o sea una verificación que nos permita saber no si un proyecto de mejora en particular está funcionando, sino más bien que nos permita identificarse la forma en que se inició y estamos manteniendo el Proceso de Mejoramiento Continuo en nuestra empresa, de manera integral, en una forma conveniente.
Es por lo tanto necesario reconocer, y asumir la responsabilidad, sobre la verificación de cómo se está llevando a cabo el PMC.
Se puede causar la ilusión de que estamos aplicando proyectos de mejora y nos olvidamos de comprobar si efectivamente eso está ocurriendo.
Un proyecto de mejora puede estar funcionando aparentemente bien y, sin embargo, no tener ningún impacto importante sobre la competitividad de la empresa como tal. Para saber si los proyectos de mejora realmente están sirviendo o no, es necesario “verificar”.
Se debe tener en cuenta que la Ruta de Mejoramiento Continuo es una herramienta para llevar a cabo “proyectos de mejora específicos” y, por tanto, la verificación que se hace en esa etapa es exclusivamente al proyecto de mejora en cuestión y no al PMC de manera integral.
Para llevar a cabo la verificación, se deben realizar dos tipos de acciones:
- Medir objetivamente los resultados.
- Buscar las causas de dichos resultados.
Para ello es necesario que se cuente con indicadores de desempeño válidos.
Los indicadores deben buscarse en los objetivos que se propuso durante la etapa de planeación.
La información es útil solo si sirve para tomar decisiones, si nos permite descubrir las fallas en cualquier falla del proceso, así como aspectos positivos, de tal manera que se pueda corregir las las primeras y reforzar los segundos.
Mediante la verificación no solo se pretende medir los resultados, sino encontrar las causas de los mismos.
Siempre se debe tener presente que un factor fundamental para el éxito del PMC es la motivación de las personas. Pero debe asegurarse de que la motivación está bien orientada, es decir, de motivar a la gente por las razones correctas.
El empresario/director debe ser el líder de la empresa. Una estrategia vital para conseguir el liderazgo consiste en dar el primer paso en el reconocimiento de los esfuerzos y los logros alcanzados, sin esperar de que exista una petición formal de parte de los interesados.
Recomendaciones para realizar la verificación
Antes de la Verificación
- Tener perfectamente definido lo que se va revisar.
- Tener en cuenta los objetivos que se establecen durante la etapa de planeación. ¿Son los resultados esperados?.
- A partir de los objetivos concretar los indicadores, que pueden mostrar cómo está funcionando el PMC.
- Hacer una lista de lo que se considere importante revisar a la luz de los objetivos establecidos.
- Involucre a su equipo guía o a sus principales colaboradores en la verificación.
- No se trata de buscar culpables, sino de aprender de las experiencias vividas.
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